Utviklingssamtaler, medarbeidersamtaler, målsettingsmøter og planleggingsmøter. Disse årlige aktivitetene er din virksomhets beste mulighet til å få topp motiverte og effektive medarbeidere. Her får du noen tips til hvordan disse sammenkomstene mellom leder og medarbeider kan bli til en motivasjonsinjeksjon i stedet for et møte på tomgang.
Forbered deg nøye og ha en fast struktur for samtalen. Dette sikrer kvaliteten i prosessen og gjør at du snakker med alle ansatte om samme saker. Send ut en agenda slik at også medarbeideren har mulighet til å tenke litt rundt temaene på forhånd. Husk å sette av tid til deg selv etter samtalen slik at du kan notere og oppsummere hva som ble sagt.
Forberedelse:
- Gå igjennom notatene fra forrige møte
- Hvordan har medarbeiderens prestasjon vært i løpet av året? Hva har gått bra og hva har gått dårlig?
- Hva er utviklingsmulighetene for medarbeideren?
Gi feedback som er konkret og gi begrunnelse for både positive og negative tilbakemeldinger.
Spørsmål du kan sende medarbeideren i forkant av møtet:
- Hvordan mener du at det siste året har vært på jobben?
- Hvordan opplever du din egen innsats det siste året?
- Hva er dine sterkeste sider?
- Hva ønsker du å bli bedre på?
- Hvilken type av kompetanse trenger du for å gjøre en bedre jobb?
- Hvordan fungerer din og min relasjon?
- Hva er dine ambisjoner noen år fremover?
Hvis du legger opp til en åpen samtale er det lett å love for mye eller å plutselig innta terapeutrollen. Her kommer noen måter å unngå dette på:
- Ikke inviter til alt for mye tillit. Du kan vise empati, gi støtte og henvise til andre som kan hjelpe, men du kan ikke løse medarbeiderens private problemer.
- Ikke lov noe som du ikke kan holde. Er du usikker så be om å få komme tilbake på et senere tidspunkt.
- Ikke skyv på vanskelige samtaleemner eller negativ tilbakemelding. Dette gjør kun samtalen enda mer anstrengt og ladet. Ta opp slike ting etter hvert som de oppstår.
Å ta opp vanskelige temaer
Av og til må en si noe som kan være vanskelig å takle for medarbeideren. Dette er en måte å gjøre det på. Fortell hva du har tenkt å si, for eksempel ”Det jeg kommer til å si kan være vanskelig for deg…”. Deretter sier du det. Siden repeterer du hva du har sagt slik at du er sikker på at budskapet har blitt oppfattet.
I en situasjon som dette er det viktig at du snakker i jeg-form. Du må også underbygge med konkrete eksempler. Her må du som leder ikke fokusere på detaljer men holde deg til helheten. Ta kun ut det viktigste i kritikken slik at den ikke oppfattes som massiv. Isteden for å si ”du er slik og slik” så si at ”jeg oppfatter deg som slik og slik”. På den måten åpner du for dialog og unnviker at dere havner i hver deres forsvarsposisjoner.
Hvis det skjærer seg
Hvis det går galt og medarbeideren blir svært lei seg er det tid for å gå litt tilbake. Ikke avslutt møtet. Spør isteden for hva du gjorde galt og hva som fikk den ansatte til å reagere på en slik måte.
Etter møtet
Husk å oppsummere møtet og notere deg de innspill til endringer som den ansatte ga deg. Tenk igjennom hvordan du skal kunne implementere disse endringene. Videre er det viktig at du evaluerer din egen innsats under møtet slik at du hele tiden utvikler deg til å bli en bedre leder for dine ansatte.
Kilde: HR Norge